Hoe bouw je een realistisch cateringbudget op voor je bruiloft?
Je cateringbudget is samen met je trouwlocatie vaak je grootste kostenpost. Na mijn gesprek met Berdien van Siere Cateraars – ze doet dit 30 jaar – snap ik nu beter waarom. Het gaat niet alleen om voedsel. Het gaat om voorbereiding, organisatie, timing, en allerlei andere zaken die je niet direct ziet.
Laat ik je stap voor stap door de kostenopbouw heen loodsen.
Waar bestaat je cateringbudget uit?
Je cateringbudget valt uiteen in vier grote blokken:
1. Eten
Dit is de basis. Bij ons (met 80 daggasten) rekenden we heel voorzichtig met €100 per persoon totaal voor catering, dus dit eten zit daarin ingebakken. De vorm van je diner speelt natuurlijk ook mee. Wij kozen voor een driegangenmenu, met de optie vega of vis vooraf en vlees of vega als hoofdgerecht.
Berdien zei erover: “Alles bij ons komt uit de keuken. We gaan nooit voor een slechte witte wijn of een tonic van een naar merk – dat doen we gewoon niet.”
Dat betekent: goede inkoop, goede bereiding, en volle aandacht voor detail.
2. Drinken
Dit is misschien wel het minst inzichtelijke blok. Berdien werkt met een vuistregel:
- Voor gasten ouder dan 40-45 jaar: reken op 2 tot 2,5 drankje per uur.
- Voor jongere groepen (20ers, 30ers): dit kan oplopen tot 3-4 drankjes per persoon per uur (dus: veel meer consumptie)
Dat zijn gemiddelden, en ja – context is alles. Berdien: “Als je nou echt een vriendengroep hebt, die al jaren bij elkaar zijn, en gewend zijn om veel te gaan drinken. Ja, dan gaan ze dat ook op je huwelijk doen.”
Jullie kennen je vrienden en familie. Bespreek wat normaal is dus ook echt met je cateraar.
3. Personeel
Personeel is ook een flinke kostenpost op je offerte. Je wensen van zullen dicteren hoeveel personeel er nodig is. Berdien: “Je hebt daar allerlei mogelijkheden voor.”
Maar, je kunt van deze vuistregels uitgaan:
- Bij uitserveren (ieder bord wordt uitgeserveerd, wijn wordt ingeschonken): 1 persoon op 15 gasten
- Met schalen op tafel (gasten pakken zelf): veel minder personeel nodig
4. Materialen
Denk aan serviesgoed, tafels, stoelen en decor. Hoe specifieker je wensen, hoe hoger dit bedrag zal uitvallen. In ons geval vonden we de stoelen die al standaard op de locatie waren niet zo mooi, ja dan ontkom je er dus niet aan dat je stoelen moet gaan inhuren. Een kostenpost die we daarmee zelf op de hals hebben gehaald. Tegelijkertijd waren we weer een stuk makkelijker in het type borden waarop werd geserveerd (lees: we hadden geen voorkeur). Terwijl als jij heel specifiek aardewerk voor ogen hebt, de kosten daarvoor een stuk hoger zullen uitvallen.
Invloed van je gastenlijst: daggasten vs. avondgasten
Je gastenlijst bepaalt 70% van je catering-puzzel.
Hier het duidelijke onderscheid:
| Type gast | Duur | Kosten p.p. |
| Daggast | Volledige dag (14-16 uur) | €100-€150 |
| Avondgast | Alleen feest (4-5 uur) | €20-€50 |
Waarom het verschil zo groot is:
Daggasten krijgen: receptie/borrel, lunch misschien, diner, open bar, feest met dranken. Dat is urenlang consumptie.
Avondgasten krijgen: hapjes, (late-night) snacks, drank, feest. Veel korter.
Andere factoren die meetellen:
- Drinkcultuur: Jonge vriendengroep die veel gaat drinken? Reken anders dan familie met veel ouderen
- Leeftijdsmix: Jongeren = meer bier/sterke drank; ouderen = meer wijn/fris
- Allergieën/dieetwensen: Meer vegetariërs? Kan een verschil maken in de maaltijdprijs vergeleken met dure vis of luxe vlees.
Berdien vroeg ons ook: “Wat vinden jullie nou heel erg leuk van in groep eten? En wat vinden jullie verschrikkelijk van in groep eten?” Ze merkt dat veel gasten verhalen hebben over te weinig eten, te weinig brood, het hoofdgerecht niet warm. Een cateraar wil dat voorkomen op jullie grote dag.
Duur van je event: meer uren = meer kosten
Dit is een grote knop om aan te draaien.
Stel: je begint om 14:00 uur. Je hebt dan een receptie, diner, feest. Dat is makkelijk 12-14 uur catering.
Berdien vertelde: “Ik kom uit een tijd dat de eindtijd gewoon flexibel was. Dus ik ben ook wel eens tot 2-3 uur ’s nachts doorgegaan, terwijl we hadden afgesproken tot 12 uur. Maar dat doen we eigenlijk niet meer. De eindtijd spreek je af”.
De praktische werkelijkheid:
- Elke gang duurt ongeveer 45 minuten (inzetten, schenken, weer uithalen)
- Toespraken kunnen daar tussendoor
- Mensen moeten ook tijd krijgen dat hun eten verteert
Hoe korter je dag, hoe meer controle je hebt. En ja – hoe minder je betaalt.
Praktische offerte-checklist
Wanneer je met cateraar over offerte spreekt, vraag je deze dingen:
Inhoudelijk
- Welke gerechten krijgen we? (Geen standaardpakket, maar besproken menu)
- Welke dranken? (Afkoop vs. nacalculatie? Berdien werkt meestal met afkoop)
- Proeverij: “Alles wat je hebt besteld, ook de wijnen – dat is belangrijk”
Praktisch
- Aantallen: Hoeveel gasten exact? Daggasten, avondgasten? Deze moeten 10 dagen voor je bruiloft vaststaan.
- Personeel: Ratio (1:15 bij uitserveren?), uren (opbouw en afbouw inbegrepen?), hoe zijn ze gekleed?
- Materialen: Servies, tafels, decor – wat zit erbij?
- Dieetwensen: Vegetarisch, allergieën – vraag dit van tevoren uit
Financieel
- Wat is de offerte precies? (Berdien zegt: “Wij specificeren wel.” Je mag best zien welke blokken in die prijs zitten)
- Aanbetaling: Wanneer, hoeveel? (Gebruikelijk: deel vooraf, deel voor het event)
- Wanneer moet de eindfactuur voldaan zijn?
Praktische valkuilen
- Laden/lossen: Bij drukke locaties kan ruimte beperkt zijn, of is een vergunning nodig.
- Parkeerkosten: Als je cateraar van ver komt (bijv. Amsterdam centrum) – onderschat dit niet
De gouden tip
Berdien zei dit tegen me:
“Bepaal samen wat je wilt. Vraag dan naar ervaring en referenties. En dan ga je proeven – echt proeven.”
Dat moment van proeven, ook wel de ‘tasting’ – is je moment om eerlijk te zijn. Is de portie goed? Smaakt de wijn je? Wat vind je echt niet lekker? Zeg dat dan. Want een paar weken later kan de cateraar niet meer ingrijpen.
Ook: neem je ceremoniemeester mee naar de tasting (indien aangesteld). Je ceremoniemeester krijgt dan meteen een gevoel bij wat er gaat gebeuren.
To do checklist: Cateringbudget bepalen
- Aantal daggasten bepaald?
- Aantal avondgasten bepaald?
- Start- en eindtijd van je dag bepaald?
- Budget totaal bepaald? (Ik reken €100 p.p. daggast als startpunt)
- Minimaal 3 cateraars om offerte gevraagd?
- Offerte ontvangen en gelezen – welke blokken zitten erin?
- Tasting ingepland (minimaal 4 weken voor je bruiloft)?
- Aantallen 10 dagen voor je bruiloft vast?
